Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu dan organisasi sebagai pemilik. Uraian pekerjaan (job description) adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang didefinisikan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Job Description harus dapat menjelaskan dan berfokus pada pekerjaan itu sendiri dan bukan kepada personil yang mengisi pekerjaan tersebut. Sekali lagi, job description bukan berfokus kepada personil yang mengisi pekerjaan tersebut. Penyusunan job description ini sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian sehingga dapat menghindari pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Berikut ini adalah job description dalam suatu proyek, yaitu:
SITE OPERATION MANAGER
- Pertanggungjawaban melekat secara langsung kepada Project Manager
- Membawahi para pelaksana pekerjaan (Pelaksana, Mekanik)
- Mewakili Project manager perihal hubungan masyarakat jika project manager tidak dapat menghadiri
- Memahami secara keseluruhan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan (gambar kerja dan spesifikasi teknis)
- Berkoordinasi secara langsung dengan Tim Teknik perihal teknis pekerjaan
- Memeriksa rencana kebutuhan material atau peralatan dari permintaan pelaksana lapangan sebelum ditindaklanjuti ke bagian pengadaan dan teknik
- Membuat rencana kerja mingguan dan bulanan yang dikoordinasikan dengan scheduler dari Tim Teknik
- Membagikan hasil dan menerangkan rencana kerja yang telah disetujui Tim Teknik dan Project manager kepada pelaksana
- Melaporkan actual pekerjaan kepada project manager
- Memeriksa hasil opname dari pelaksana atas pekerjaan mandor
- Memeriksa kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan
PELAKSANA
- Pertanggungjawaban melekat secara langsung kepada Site Operational Manager
- Memahami gambar Teknik pelaksanaan
- Melaksanakan rencana kerja yang menjadi action plan daripada kajian SOM,Tim Teknik dan PM
- Melakukan opname lapangan Bersama Teknik diketahui SOM sebagai dasar laporan progress
- Melakukan opname Bersama mandor diketahui SOM
- Merencanakan permintaan material dan alat mingguan serta bulanan yang dilaporkan ke SOM
- Mengimplementasikan gambar kerja ke pelaksanaan
- Melaporkan kejadian apapun yang diluar tanggung jawab pelaksana ke SOM terlebih dahulu
- Membuat catatan kemajuan pekerjaan tiap harinya
- Membuat catatan cuaca yang dituangkan dalam form cuaca dari Tim Teknik
QUANTITY SURVEYOR
- Pertanggungjawaban melekat secara langsung kepada manager Teknik
- Mengurai detail gambar kerja kedalam perhitungan back up volume memuat masing masing item pekerjaan baik yang lama maupun baru
- Melakukan opname lapangan bersama Pelaksana dan menuangkan dalam laporan progress yang diketahui SOM dan dilaporkan kepada Manager Teknik
- Menghitung volume sebagai dasar CCO/ pekerjaan tambah kurang yang diselaraskan terhadap perubahan perubahan yang diminta owner (dilampiri data justifikasi perubahan dari owner atau MK
- Melakukan evaluasi bersama tim Drafter dalam upaya penyempurnaan detail pekerjaan,sebelum gambar shop drawing diberikan ke lapangan sebagai dasar pelaksanaan
- Melakukan rapat / koordinasi bersama MK berkaitan dengan perhitungan volume
- Membuat laporan progress pekerjaan, harian mingguan dan bulanan
- Meminta legalitas pengakuan progress ke MK dan Owner
- Mondokumentasikan segala bentuk perubahan volume yang terjadi,sebagai catatan kronologis perubahan
- Membuat mitigasi resiko terhadap perubahan perubahan detail pekerjaan berkaitan dengan jenis material yang akan digunakan
SCHEDULER
- Pertanggung jawaban melekat secara langsung kepada Manager Teknik
- Membuat Schedule rencana pekerjaan yang dituangkan dalam Microsoft project
- Meminta data update rencana pekerjaan kepada SOM
- Menuangkan rencana kerja dari lapangan yang dibahas bersama SEM
- Meminta persetujuan dan menjelaskan rencana kerja mingguan bulanan kepada PM
- Membantu memberikan masukan kepada SEM,SOM dan Logistik terhadap rencana persiapan-persiapan yang harus tersedia untuk menunjang ketercapaian rencana pekerjaan
- Mengupdate progress pekerjaan harian yang didapat dari laporan pelaksana dan quantiy dalam Microsoft project
- Melaporkan kondisi kritis kepada PM untuk pengambilan langkah terhadap problem yang akan dihadapi jauh hari sebelum kegiatan dilaksanakan, baik dari sisi sumberdaya pekerja,sumberdaya alat,sumberdaya material
- Memberikan warning alert kepada SOM,SEM terhadap ketidak tercapaian rencana target
- Mencetak dan mengupdate rencana Microsoft project pada hardcopy
DRAFTER
- Pertanggung jawaban melekat secara langsung kepada Manager Teknik
- Membuat gambar shopdrawing sebagai dasar pelaksanaan
- Meminta persetujuan shopdrawing kepada MK sebelum diberikan kepada pelaksana lapangan
- Mendetailkan gambar gambar pelaksanaan yang belum jelas berkoordinasi dengan SEM dan MK
- Memberikan gambar gambar kerja yang sudah tersetujui kepada Quantity untuk dihitung volume
- Mendokumentasikan gambar gambar koreksi dari MK dalam bentuk folder dan back up
- Menyimpan gambar shopdrawing dokumen asli yang telah disetujui MK dan Owner
- Memberikan Copy Shopdrawing kepada SOM.
LOGISTIK
- Pertanggungjawaban langsung melekat pada SEM dan SAM
- Meminta data dan kebutuhan material pada SEM.
- Mengurai kebutuhan mayor dan minor.
- Mencari rekanan/Suplier material berkordinasi dengan SEM, PM, dan Logistik Wilayah.
- Meminta penawaran harga dari rekanan terseleksi.
- Membuat perbandingan harga penawaran.
- Melakukan pranegosiasi bersama SEM.
- Melaporkan hasil negosiasi /BAR Negosiasi kepada PM
- Mendokumentasikan seluruh kebutuhan material dalam bentuk file.
- Meminta spesifikasi/detail material dari Quality Control (QC)
- Berkordinasi dengan SEM dan SAM berkaitan dengan harga Rencana Anggaran.
- Membuat data update harga lapangan jika terdapat kenaikan atau penurunan harga.
- Mengkoordinir tugas petugas gudang dalam mencatat keluar masuk barang.
- Mendokumentasikan/mengarsipkan dokumen penting terkait pengadaan barang atau material.
- Membuat draft kontrak kerjasama terhadap rekanan supplier dan rekanan sub pekerjaan berkordinasi dengan SAM.
- Memonitor hutang terhadap rekanan Supplier atau Sub pekerjaan
- Memonitor jangka waktu kontrak Supplier / Sub pekerjaan
- Memverifikasi dokumen tagihan bersama SAM.
- Melakukan kordinasi pembelian barang dengan logistik lapangan.
- Mengumpulkan bukti pembelian dan opname material dari petugas logistik lapangan.
- Melakukan oder material berkordinasi dengan SEM dan PM
- Meminta daftar inventaris gudang kepada petugas gudang.
- Membuat laporan pengadaan dalam system ERP.
- Berkordinasi dengan pihak lapangan perihal DRT.
- Membuat rapat mingguan bersama tim logistik, Logistik lapangan dan Petugas Gudang.
PETUGAS GUDANG
- Pertanggungjawaban langsung melekat pada Logistik.
- Melakukan pencatatan keluar masuk barang.
- Mengarsipkan/Mendokumentasikan dokumen penting, BL, Surat Jalan, BAST , material dalam bentuk dokumen permasing jenis material, (Pengelompokan dokumen, rekanan, supplier dalam buku gudang).
- Membuat daftar inventaris material.
- Membuat kartu stock gudang.
- Mengupdate harian mingguan informasi gudang kepada Logistik.
- Melaporkan stok material terhadap rencana bulanan kepada Logistik.
- Meminta rencana kebutuhan material bulanan kepada Logistik.
- Menjaga kebersihan gudang dan kerapian stok material
- Mengatur keluar masuk barang yang bersifat khusus tertentu (contoh Semen)
- Menginput sim gudang pada ERP system.
LOGISTIK LAPANGAN
- Pertanggungjawaban langsung kepada Logistik
- Berkordinasi dengan pelaksana dan SOM terkait kebutuhan material lapangan.
- Meminta rencana kebutuhan Logistik yang datanya diperoleh dari SEM
- Mengkordinasikan kebutuhuhan material berdasar data SEM dan permintaan pelaksana SOM (Singkronisasi kebutuhan).
- Melakukan pembelian material berkordinasi dengan Logistik dan SAM
- Mengumpulkan bukti dan menyetor bukti pembelian pada SAM.
- Memonitor ketersediaan material pada supplier dan lapangan.
- Mencari supplier atau rekanan dengan dasar SOP DRT atau sesuai ketentuan DRT.
- Mengumpulkan data rekanan dan melaporkan kepada logistic.
- Membuat laporan update harga kepada logistic.
- Memastikan material yang diperlukan terpenuhi jika tidak agar segera dilaporkan kepada logistik.
- Berkordinasi dengan tim lapangan, SOM dan Pelaksana terkait kegiatan lembur.
SITE ENGINEER MANAGER (SEM)
- Pertanggungjawaban langsung melekat kepada PM.
- Membaca dokumen kontrak beserta dokumen pendukung lainnya (RKS, SSUK, SSKK) RAB dan memahami untuk diimplementasikan dalam kegiatan administrasi teknik.
- Mengumpulkan informasi harga material, harga pekerjaan dari logistik atau sumber rekanan, supplier.
- Mendelegasikan kegiatan teknik, Drafter, Quantity Surveyor, Administrasi Teknik, Sim CC, Scheduler.
- Memonitor dan mengevaluasi hasil tugas kegiatan teknik Drafter, Quantity, Administrasi Teknik, Sim CC, Scheduler.
- Membuat analisa pekerjaan untuk dasar rencana anggaran pelaksanaan dan dievaluasi kepada PM.
- Merangkum progress pekerjaan yang dibuat Quantity Surveyor dan mengevaluasinya.
- Melaporkan progress pekerjaan dan realisasi biaya kepada PM.
- Menghitung volume dan biaya sisa pekerjaan tiap bulan serta melaporkan kepada PM untuk dievaluasi.
- Berkoordinasi dengan SOM dan Scheduler terhadap rencana kerja dan target pencapaian.
- Membuat kebutuhan material dan peralatan serta tenaga berdasarkan rencana mingguan, bulanan berjalan bersama Scheduler.
- Memberikan warning alert terhadap ketidaktercapaian progress, beserta solusi dan rencana awal penanaganan bersama SOM.
- Melaporkan potensi masalah dalam rencana kepada PM lebih dini.
- Mengkolektifkan data logistik, SAM, SEM, SOM guna pembuatan laporan bulanan.
- Membuat laporan, melaporkan laporan biaya serta rencana kerja 3 hari menjelang rakor untuk dievaluasi PM.
- Mengarahkan petugas SIM CC dalam penginputan dan pengelolaan laporan SIM CC.
- Melaporkan kondisi pelaporan ERP mingguan kepada PM
- Bersama SAM memeriksa dokumen kontrak Sub Kontraktor atau rekanan dan dilaporkan kepada PM.
- Memonitor jangka waktu kontrak Sub/Rekanan bersama Logistik.
- Membuat addendum kontrak perpanjangan Sub bersama Logistik.
- Membuat analisa Current Bugdet, berkordinasi dengan Quantity Surveyor dan melaporkan pada PM.
- Membuat rangkuman kendala dan rencana penanggulangan berkordinasi dengan PM.
- Melakukan rapat mingguan bersama tim Teknik dan dituangkan dalam BAR.
- Memeriksa permintaan pengadaan material untuk direalisasikan.
- Berkoordinasi dengan SAM berkaitan dengan data data tagihan opname pekerjaan
- Mengevaluasi progress tagihan ke Owner.
- Mengevaluasi progress tagihan rekanan dan dilaporkan kepada PM.
Quality Control
- Pertanggungjawaban langsung melekat kepada SEM
- Membaca dokumen kontrak beserta dokumen pendukung lainnya (RKS, SSUK, SSKK) RAB dan memahami untuk diimplementasikan dalam kegiatan administrasi teknik.
- Mengurai detail spesifikasi material dalam bentuk table yang dilaporkan kepada SEM dan Logistik
- Berkoordianasi dengan scheduler dan logistic terhadap rencana pengadaan material dan refrensi material berdasarkan RKS
- Membuat data permintaan approval material kepada Owner dan MK yang sebelumnya dievaluasikan terlebih dahulu ke SEM
- Mendokumentasikan dokumen approval material
- Memastikan request pekerjaan sudah di approval Owner dan MK 1 Minggu sebelum pelaksanaan kegiatan dilaksanakan
- Memeriksa Kualitas daripada material yang tiba dilapangan sudah sesuai dengan RKS dan dibuktikan dengan korespondensi approval dari Owner atau MK untuk dapat ditindaklanjuti dalam pelaksanaan
- Melakukan pengecekan berkala terhadap stok material yang memerlukan penanganan khusus apakah kelayakan material masih dapat difungsikan atau digunakan
- Membuat data laporan kualitas material
- Melakukan pengujian terhadap material bersama Owner dan MK berkoordinasi dengan SEM dan PM
- Membuat berita acara terhadap perubahan material atas permintaan Owner ataupun MK yang ditadatangani bersama
- Melaporkan kegiatan QC kepada PM per minggu
Administrasi Teknik
- Pertanggungjawaban langsung melekat kepada SEM dan PM
- Membaca dokumen kontrak beserta dokumen pendukung lainnya (RKS, SSUK, SSKK) RAB dan memahami untuk diimplementasikan dalam kegiatan administrasi teknik.
- Mengikuti kegiatan kegiatan rapat internal eksternal dan membuat berita acara atau notulen rapat
- Mendokumentasikan kegiatan berupa dokumen berita acara atau notulen dan dirangkum dalam laporan kegiatan harian atau kronologis
- Berkoordinasi dengan Quantity surveyor dalam rangka pembuatan laporan progress harian
- Mendokumentasikan segala bentuk persuratan yang masuk dan melaporkan kepada PM
- Membuat draft surat keluar dan meminta petunjuk dan persetujuan kepada PM untuk melayangkan
- Membantu SEM dalam administrasi tagihan ke Owner
- Memonitor tagihan sampai dengan cair dan berkoordinasi dengan SAM
SAM
- Pertanggungjawaban langsung melekat kepada PM
- Membuku segala bentuk jenis transaksi disertai dengan bukti bukti sesuai form laporan
- Meminta bukti pertanggungjawaban penggunaan dana lapangan dan melaporkan pada PM
- Mencatat segala bentuk utang piutang dalam kartu hutang
- Melaporkan hutang mingguan kepada PM
- Meminta persetujuan PM untuk melakukan realisasi pembayaran
- Meminta persetujuan PM untuk segala bentuk transaksi perbankkan
- Melaporkan transaksi dalam bentuk Klad harian mingguan bulanan kepada PM
- Membuat buku jurnal transaksi harian yang ditandatangani PM setiap minggunya
- Berkoordinasi dengan SEM dan PM berkenaan dengan transaksi khusus
- Melakukan pelaporan dengan menggunakan Sistem ERP dan melaporkan kepada PM
- Memonitor segala bentuk tagihan baik dari internal dan eksternal (owner,supplier,subkon)
- Bersama dengan SEM,dan Logistik membahas draft kontrak subkon,supplier atau laveransir
- Melaporkan kendala kendala transaksi kepada PM
- Melaporkan saldo kas dan bank mingguan kepada PM
- Membuat cash flow proyek untuk rencana cash mingguan dan bulanan ke depan
- Bersama dengan logistik memonitor tagihan SCF dan SKBDN berkait jatuh tempo pembayaran
- Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas anggota keuangan (kasir /pembantu keuangan) dalam melaksanakan kegiatan
- Bersama administrasi Teknik mendokumentasikan segala bentuk kontrak subkon dan laveransir
MEKANIK
- Pertanggungjawaban langsung melekat kepada SOM
- Berkoordinasi dengan pelaksana dan SOM lapangan dengan rencana kerja mingguan dan bulanan berkaitan dengan kebutuhan dan persiapan peralatan
- Mempersiapkan rencana kebutuhan peralatan pendukung kegiatan dilapangan terlapor ke SOM dan Logistik
- Meminta kebutuhan peralatan kepada logistic atas persetujuan pelaksana dan SOM
- Memeriksa kondisi peralatan secara berkala
- Merawat peralatan pendukung kegiatan secara rutin
- Melaporkan dan mencatat kondisi peralatan yang rusak
- Mencatat keseluruhan peralatan dengan kondisinya,baik berfungsi,rusak atau sedang dalam perbaikan
- Memberikan masukan kepada SOM dan PM berkait dengan rencana penggunaan peralatan pendukung sebelum kegiatan yang direncanakan dilaksanakan
- Bersama helper mengerjakan kesiapan peralatan pendukung pelaksanaan pekerjaan
- Bersama pelaksana pekerjaan melakukan control penggunaan peralatan
- Menjaga kebersihan bengkel dan kerapian Gudang peralatan
